회사에서 에이스로 살기. 주간 업무 리스트 작성 및 폴더 정리

회사에서 일 잘하는 에이스로 살고 싶으신가요? 어렵지 않습니다. 제가 다 년간 해온 방식이기도 하지만 후배 양성할 때 적용해서 검증된 방식이니 잘 따라오시면 되겠습니다. 딱 2가지만 잘하시면 되는데요. 그건 주간 업무 리스트 작성과 폴더관리입니다. 그럼 시작하겠습니다.

 

1. 주간 업무 리스트 작성과 폴더 관리를 해야 하는 이유

위 사진은 제가 작성하고 있는, 그리고 제 동생들이 작성하고 있는 주간 업무 리스트(이하 리스트)입니다. 리스트에는 담당자, 해당 팀, 분류, 착수 일자, 완료 일자, 수행 시간, 설비/작업명, 제목, 한일, 할 일, 비고 순으로 되어 있습니다. 

공무팀의 업무는 거의 모든 일이 처음 하게 되는 일들이 많습니다. 생산팀처럼 어제 했던 일을 또 하는 그런 일이 아닌 매일 하는 일이 다를 때가 많습니다. 또 하루에 끝나지 않고 길게는 1년 넘는 프로젝트 업무도 많이 있습니다. 그런데 이런 일들이 한 두 개가 아니라 저의 경우는 한 달에 30개씩 처리하다 보니 헷갈리는 건 당연합니다. 그래서 기록을 해 두는 것이 중요한데요. 위 사진과 같이 리스트를 만들어 두고 매일 한 일에 대해서 날짜를 써가면서 기록을 해두면, 일을 하는 데 있어서 실수를 최소한으로 줄일 수 있습니다. 또 먼 훗날 같은 업무를 또 하게 되면 그때는 시간을 단축할 수 있습니다. 

이와 더불어 폴더 관리까지 잘해두어야 합니다. 특정 업무에 대해 그날 있었던 일에 대해 폴더를 만들어서 이메일 내용도 저장하고, 사진, 첨부파일 등을 모두 저장해 둡니다. 이때 그 폴더의 제목은 날짜를 먼저 쓰고 그 뒤에 내용을 간략하게 넣습니다. 그래서 그 폴더들만 봐도 언제 무슨 일이 있었는지를 알 수 있도록 정리를 해둡니다. 한 마디로 주간 업무 리스트는 일의 개요를 기록하는 것이고, 폴더 관리는 상세 내용 및 백데이터들을 저장해 두는 것입니다.  

이렇게 두 가지만 잘 관리해도 업무 처리하는 데 있어서 실수를 줄일 수 있고, 사고를 막을 수 있습니다. 이제 주간 업무 리스트 작성과 폴더 관리를 함으로써 좋아지는 일과 편리해지는 점이 무엇인지에 대해서 자세히 알아보겠습니다.

 

 2. 자신의 업무 관리가 된다

젊은 분들은 모르겠지만, 저처럼 40대 중반이 되다 보면 기억이 가물 가물 할 때가 많습니다. 그것도 심할 때는 어제 무슨 일을 했는지 모를 때도 있습니다. 너무 바쁘게 여러 가지 일을 처리하다 보면 충분히 그럴 수 있습니다. 그리고 금요일에 한 일이 월요일에, 또 연휴를 지내고 온 첫날에는 어떤 일을 해야 할지 무엇부터 해야 할지 기억이 나질 않을 때가 많습니다. 모두들 인정하시는 부분일 것입니다. 그럴 때 리스트를 한 번 읽어보면 전에 어떤 일이 있었는지와 앞으로 할 일까지 생각이 날 것입니다. 저희 같은 경우는 아침에 일일 업무 리스트를 작성해서 그 리스트를 통해서 아침에 회의를 진행하는데요. 그 일일 업무 리스트에 작성해야 할 일들이 생각나지 않을 때도 이 주간 업무 리스트가 많은 도움이 됩니다. 이 주간 업무 리스트는 제가 신입들에게 다 임상 실험을 해 보았는데요. 이 주간 업무 리스트를 잘 활용하고 꾸준히 잘 기록 하는 직원은 회사에서 일 잘하는 에이스라고 불립니다. 반면 처음에만 하다가 하지 않는 직원들을 보면 일을 잘 못합니다. 왜냐하면 자신이 한 일도 기억을 못하고, 또 해야할 일이 무엇인지 정리가 되지 않기 때문에 일을 잘할 수가 없는 것이지요.

 

3. 동일 업무의 대응이 빠르다

예를 들어 블리스터가 이유도 없이 작동이 되지 않는 현상이 발생했을 때, 관련 신호명과 해당 부품명 및 규격을 기록해 두었다면, 1년 후에 같은 증상이 나타날 때 블리스터를 분해해 보지 않아도 전에 기록해 둔 내용을 통해 해당 부품과 신호를 찾아서 빠른 수리가 가능해집니다. 저의 경우는 같은 업무를 6개월, 1년 후에 하게 될 경우 처음 해보는 일처럼 느껴지는 경우가 가끔 있습니다. 이런 건 저만 그럴 거 같진 않습니다. 다들 경험이 있었을 거예요. 이럴 때 과거에 기록해 뒀던 주간 업무 리스트에서 해당 업무 내용을 찾아보면 해답을 금방 찾아서 처리할 수 있습니다.

 

4. 설비들의 데이터로 관리된다.(통계 자료)

주간 업무 리스트는 엑셀로 기록하는 것이기 때문에 필터 기능을 사용할 수 있습니다. 이 필터 기능으로 분류라는 열을 정비, 개선, 구매 등의 업무 중에 어떤 업무를 많이 했는지 알 수 있습니다. 또 정비 업무의 경우 설비 정지를 얼마나 했는지도 알 수 있기 때문에, 추후에 설비를 교체하고 싶을 때 설비 구매에 대한 타당한 근거로 활용할 수 있습니다.

 

5. 실적 정리가 쉽고 빨라진다.

직장인들은 매년 연말이 다가오면 내년의 예산을 짜느라 바쁠 것입니다. 그리고 예산 말고도 한 가지가 더 남아 있습니다. 그것은 팀 실적과 본인 실적을 정리해야 한다는 것입니다. 평소 자신이 한 해 동안 해왔던 실적을 정리해 두지 않으면 연말을 바쁘게 지내야 하는데요. 왜냐하면 검수보고서, 계약서 등등을 일일이 찾아서 정리해야 하기 때문입니다. 그렇지만 주간 업무 리스트와 폴더 관리를 통해 평상시부터 미리 준비한 사람들은 그냥 자료만 모으면 끝입니다. 한 예로, 저희 회사에 저랑 같이 생산설비를 담당하는 직원이 퇴사를 했는데, 제가 그 직원이 한 일과 제가 한 일을 다 취합해서 한 해의 실적을 정리하는데, 제가 한 일이 그 직원이 한 일보다 2배 이상으로 많음에도 불구하고 저는 10분 만에 자료취합이 끝났습니다. 그런데 그 직원은 자료를 정래해 두질 않아서, 제가 사내 전산시스템 및 ERP에 로그인해서 자료를 찾아 정리하느라 6시간 이상은 걸렸던 거 같습니다.  

주간 업무 리스트를 그날그날 작성하는 것 쉬운 일은 아닙니다. 매일 폴더에 했던 일을 사진 정리해 두고, 메일도 PDF파일로 만들어서 저장해 놓는 일이 처음에는 쉽지 않을 것입니다. 하지만 습관화시키고 내재화시키면 그리 힘든 일이 아닙니다. 여러 가지 장점이 있고, 무엇보다 본인의 업무관리가 잘 되는 이유만으로도 충분한 가치가 있다고 생각합니다.

 

6. 인원 보충의 자료로도 쓸 수 있다.

제약회사의 공무팀은 날이 갈수록 고학력자로 채용합니다. 이러한 고학력자에게 형광등, 문고리 등의 잡업무를 주기에는 인력 낭비라는 생각이 들지 않나요? 이런 이유가 아니더라도 GMP의 수준이 향상되어 가면서 공무팀 업무의 비중이 커져 가고 있습니다. 인원은 당연히 늘어나야 하는 것이 정상이죠. 그런데 어떤 근거로 직원을 늘려갈 수 있을까요? 상사분들도 공무팀의 업무가 많다는 것을 알아야 인원 충원을 해주겠죠? 그러려면 근거 자료가 있어야 합니다. 단지 연장근무 시간과 특근 시간만 제출하면 될까요? 이때 주간 업무 리스트는 인력이 부족하다는 근거 자료로도 쓸 수 있습니다. 설비의 정비 업무, 구매 업무, 영선 같은 잡다한 업무가 얼마만큼 늘었다는 것을 보여 줄 수 있는 자료를 쉽게 필터링해서 제출할 수 있습니다. 

 

7. 기타

타 부서와 협업하는 업무를 진행할 때 데일리로 있었던 일과 이메일 내용, 회의록 등을 다 기록/저장하기 때문에 문제가 발생할 경우 대응이 가능합니다. 이게 무슨 말이냐 하면요. 공무팀에서 잘못이 없다는 것을 증명할 수 있는 근거 자료들을 찾아서 대응할 수 있다는 것입니다. 업무는 전화나 말로 하는 것이 아니라 근거로 일하는 것이기 때문입니다.

또한 가끔 상사분들(특히 팀장님)이 어떤 업무에 대해 사진이나 언제 어떤 일을 했지?라는 식의 질문을 해 올 때도 데일리로 저장해 둔 자료를 통해 금방 정확한 날짜와 사진 등을 제출할 수 있습니다. 일 잘하는 사람은 문제 해결 능력도 중요하지만 이런 식의 자료 정리와 보고를 잘하는 사람이 인정받습니다.

 

오늘은 일 잘하는 사람이 되려면 어떤 것을 해야 하나를 고민해 보았습니다.

지금 말씀드린 주간 업무 리스트 작성과 폴더 정리 하는 것을 습관화하면 빈틈없는 사람으로 여겨질 것입니다.

오늘도 긴 글 읽어 주셔서 감사합니다.