안녕하세요. 이번 시간에는 지난 시간에 이어서 계약부터 킥오프 미팅, 테스트 자재 준비, FAT 실시 과정을 살펴보고자 합니다. 계약까지만 하면 그다음부터는 어려운 일이 없는데요. 그래도 공무팀은 설비 구매 업무에서 컨트롤 타워 역할을 해야 하기 때문에 한시도 긴장을 풀 수가 없습니다. 이제 계약과정부터 시작해 보겠습니다.
1. 계약
국산 설비를 구매할 때는 계약과정이 쉽지만, 외산 설비의 경우 대금결제 방법부터 납기 등등 해결해야 하는 문제들이 많습니다. 먼저 계약서를 검토 먼저 해야 하는데, 문제는 영문입니다. 물론 구글번역기나 파파고가 있어서 다행이기는 하지만, 단어 하나하나 신경을 써서 봐야 하겠죠? 특히 구매자와 판매자가 바뀌어서 적혀 있는 경우도 있기 때문에 유심히 살펴보아야 합니다.
그리고 결제방식이 문제인데요. 저희 회사의 결제 방식은 3:3:4로 계약금 30%, 중도금 30%, 잔금 40%를 원칙으로 하고 있지만 해외(특히 유럽) 제조업체에게는 이 방식이 통할 리가 없습니다. 거의 무조건 3:6:1인 경우가 많습니다. 다행인 것은 일본 HATA의 경우는 국내 대리점인 오디스트레이딩이 자금력이 좋아서 우리가 원하는 방식인 3:3:4로 해 주셨습니다.
또 계약서에 저의 경우 꼭 집어넣는 내용이 있습니다. 그것은 "분쟁 발생 시에는 킥오프 미팅 회의록과 URS 내용을 최우선으로 한다"라는 식의 내용을 삽입합니다. 왜냐하면 계약 후에 킥오프 미팅을 진행하게 되는데 분명히 추가되거나 변경 사항이 발생하게 되는데, 분쟁이 발생하면 당시의 내용이 기억이 안 난다며 계약서와 견적서만 제시하는 경우가 종종 있기 때문입니다. 한 번은 공급사에서 URS에는 분명히 yes로 체크를 하고, 견적에는 해당 옵션을 넣지 않았다며 제공할 수 없다고 우기는 경우가 있었습니다. 이런 일을 막기 위해서라도 "분쟁 발생 시 킥오프 미팅 회의록과 URS 내용을 최우선으로 적용한다"라는 내용은 꼭 넣어야 합니다.
2. 킥오프 미팅(Kick-off Meeting)
킥오프 미팅의 사전적 의미는 프로젝트 팀과 고객과의 처음 가지는 공식적인 미팅을 말하는데요. 설비 구매 프로젝트에서 실시하는 킥오프 미팅의 가장 큰 목적은 제조사(공급사)와 구매사의 의견 일치화에 있습니다. 물론 서로 인사하고 친분을 다지는 등의 이유도 있겠지만 제일 중요한 목적은 프로젝트 리뷰와 의견 일치에 있습니다. 문서와 이메일로 주고받으면서 의견을 제시하고 받았어도 서로 잘못 이해하는 경우가 많습니다. 그래서 저의 경우는 꼭 받아 내야 하는 사항과 강조해야 할 사항, 오해가 있을 만한 사항을 정리하여 미리 회의록을 작성해 둡니다. (누군가 그러더라고요. 일 잘하는 사람은 회의록도 미리 초안을 써놓고 회의를 진행한다고)
이런 식으로 URS나 견적에 포함되지 않은 사항들이 있을 경우 킥오프 미팅에 모두 꺼내놔야 합니다.
그리고 가장 중요한 것은 회의록을 꼭 작성하여 참여자의 서명을 모두 받아둬야 합니다. 이유는 제조사(공급사)와의 분쟁을 대비하는 것도 있지만, 사내에서도 팀별로 의견이 다를 수 있기 때문에 전원 서명을 받아야 합니다.
킥오프 미팅을 마친 뒤에는 설비 제작 일정표를 요구하여 받아서 유관부서에 배포하고 다음 절차를 준비합니다.
그다음 절차는 바로 설비 테스트용 자재 준비입니다.
3. 테스트 및 FAT에 사용할 자재 준비
계약도 마치고, 킥오프 미팅도 마쳤으면 이제 테스트 자재 스펙을 요구해야 합니다. 보통 저희의 경우에는 FAT 실시하기 전 최소 3개월 전에 테스트 자재 리스트를 달라고 합니다. 3개월을 요구하는 이유는 금번 타정기처럼 원료만 준비하는 설비는 상관없지만 포장설비 같은 경우에는 포장재가 수입품일 경우가 있고, 일부는 자체적으로 생산해야 하는 경우(특히 블리스터)가 있기 때문입니다.
그리고 제일 중요한 주의해야 할 사항은 수량인데요. 설비를 제작하면서 제조사에서 테스트할 수량과 FAT 과정에서 시연할 때 필요한 수량, 그리고 SAT에 필요한 수량을 감안하여 충분한 수량을 적어 달라고 요청합니다.
또 이번 처럼 원료나 의약품을 테스트 자재로 제조사에 보내야 하는 경우는 모든 원료마다 영문 MSDS와 Toxicity data sheet를 작성해야 합니다. 왜냐하면 세관에서 볼 때는 우리가 제조사에 수출하는 상황이기 때문입니다.
MSDS는 원료팀에, Toxicity data sheet는 QA에 요청하면 됩니다.
4. FAT 실시
FAT는 Factory Acceptance Test의 약자로 제조사 공장에서 해당 설비를 검수하는 과정을 말합니다. FAT는 주로 사용부서, 공무팀, QA 3개 팀이 현지 공장으로 가는데 QA를 빼고 사용부서와 공무팀만 가는 경우도 많습니다.
FAT를 진행하기 위해서는 먼저 FAT Protocol을 제조사로부터 받아 QA를 중심으로 사용부서와 공무팀이 함께 검토하고 테스트할 사항들을 미리 점검합니다. SAT 시 I/OQ를 편하게 하기 위해서 반드시 필요한 과정으로 FAT protocol 외로 준비할 내용들을 제시합니다. 저희 공무팀에서는 주로 매뉴얼류, 구성품, 도면 등을 중점으로 볼 것이라고 말씀드립니다.
그런 다음 FAT 일정이 다가오면 FAT 실시계획 보고서를 작성하여 상신합니다. 이 보고서에는 날짜별로 무엇을 체크하고 어떤 테스트를 할 것이며, 각 팀별로 점검할 사항을 나열하여 보고합니다.
FAT를 실시하면서 각 팀별로 점검할 사항을 점검하고, 미비 사항들을 각자 메모하여 공무팀에게 전달합니다. 그러면 공무팀은 내용을 취합하여 FAT Wrap up Meeting 회의록을 작성하고, 제조사 책임자, QA/사용부서/공무팀 담당자 모두 서명을 하고 FAT를 마무리합니다.
이때 입고 일정과 적격성평가 일정을 합의하고 회사로 복귀합니다.
이렇게 하여 회사로 복귀하여 FAT결과보고서를 작성하고, 미비사항들을 진도 체크하면서 I/OQ문서를 받아 검토합니다.
이제 SAT를 기다립니다.
오늘도 긴 글 읽어 주셔서 감사합니다.
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